Administrator danych osobowych
Administratorem Twoich danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO jest:
marka VisonAIre
W jakich celach przetwarzamy Twoje dane
- Świadczenie usług – założenie i prowadzenie konta Użytkownika, obsługa sesji i dostęp do funkcji serwisu.
- Przetwarzanie dokumentów przez mechanizmy AI – generowanie projektów pism i analizy treści przekazanych przez Użytkownika.
- Bezpieczeństwo systemu – wykrywanie nadużyć, monitorowanie zdarzeń, ochrona integralności serwisu.
- Obsługa zgłoszeń i komunikacja – odpowiedzi na pytania, rozpatrywanie reklamacji i wniosków RODO.
- Obowiązki prawne i rozliczeniowe – wystawianie faktur, archiwizacja dokumentacji zgodnie z przepisami podatkowymi i rachunkowymi.
- Marketing bezpośredni – wyłącznie za uprzednio udzieloną zgodą.
Podstawy prawne przetwarzania
| Cel przetwarzania | Podstawa prawna |
|---|---|
| Świadczenie usług, obsługa konta, przetwarzanie dokumentów AI | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy |
| Obowiązki rachunkowe i podatkowe | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny |
| Bezpieczeństwo systemu, dochodzenie i obrona roszczeń | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes administratora |
| Marketing bezpośredni, komunikacja handlowa | Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą |
Komu możemy przekazać Twoje dane
Dane osobowe mogą być powierzane lub udostępniane wyłącznie podmiotom niezbędnym do realizacji celów wskazanych powyżej:
- Podmioty przetwarzające (procesorzy) – dostawcy infrastruktury chmurowej i hostingowej, operatorzy poczty elektronicznej, narzędzi analitycznych i monitoringu bezpieczeństwa. Każde powierzenie odbywa się na podstawie umowy powierzenia przetwarzania zgodnej z art. 28 RODO.
- Dostawcy modeli AI i przetwarzania języka naturalnego – w zakresie treści dokumentów przekazywanych do analizy. Relacja regulowana jest umowami powierzenia lub standardowymi klauzulami umownymi (SCC).
- Operatorzy płatności – wyłącznie dane niezbędne do realizacji transakcji.
- Organy publiczne uprawnione z mocy prawa – sądy, prokuratura, UODO – wyłącznie na podstawie i w granicach obowiązujących przepisów.
Jak długo przechowujemy dane
Dane przechowywane są przez okres niezbędny do realizacji celu, z uwzględnieniem terminów wynikających z przepisów prawa:
- Dane konta i aktywności – przez czas posiadania konta oraz 3 lata po jego usunięciu (termin przedawnienia roszczeń z umowy).
- Dokumenty przetworzone w ramach usługi – do czasu usunięcia przez Użytkownika lub zamknięcia konta.
- Dane rozliczeniowe i faktury – 5 lat od końca roku podatkowego (ustawa o rachunkowości).
- Logi systemowe i bezpieczeństwa – do 12 miesięcy od daty wygenerowania.
- Dane marketingowe – do cofnięcia zgody lub wniesienia sprzeciwu.
- Korespondencja i zgłoszenia support – 3 lata od daty ostatniego kontaktu.
Twoje prawa w zakresie ochrony danych
Na podstawie rozdziałów III i IV RODO przysługują Ci następujące prawa:
Prawo do uzyskania potwierdzenia, czy dane są przetwarzane, oraz dostępu do ich treści i informacji o sposobie przetwarzania.
Prawo do żądania niezwłocznego poprawienia nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych.
Prawo do żądania usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym"), gdy zachodzi jedna z przesłanek z art. 17 ust. 1 RODO.
Prawo do żądania ograniczenia przetwarzania w przypadkach wskazanych w art. 18 ust. 1 RODO.
Prawo do otrzymania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego.
Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie lub w celach marketingu bezpośredniego.
Prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem.
Prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), gdy uważasz, że przetwarzanie narusza RODO.
Profilowanie i automatyczne przetwarzanie AI
Serwis VisonAIre wykorzystuje mechanizmy automatycznego przetwarzania treści dokumentów w celu:
- klasyfikacji rodzaju pisma i identyfikacji podmiotów sprawy,
- generowania projektów pism i odpowiedzi procesowych,
- analizy struktury i kompletności przesłanych dokumentów.
Przekazywanie danych poza EOG
Co do zasady dane przetwarzane są w obrębie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). W przypadku gdy skorzystanie z usług dostawców modeli AI lub infrastruktury wymaga przekazania danych do państwa trzeciego, Administrator zapewnia odpowiedni poziom ochrony poprzez:
- Standardowe klauzule umowne (SCC) – decyzje Komisji Europejskiej 2021/914/UE,
- Decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony – np. Data Privacy Framework dla USA,
- inne mechanizmy przewidziane w rozdziale V RODO.
Skarga i kontakt z Administratorem
W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych kontaktuj się bezpośrednio z Administratorem:
ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa
uodo.gov.pl