Administrator danych osobowych
Administratorem danych osobowych Użytkowników w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO jest:
prowadząca działalność pod marką VisonAIre
Kategorie i źródła przetwarzanych danych
2.1 Dane podawane bezpośrednio przez Użytkownika
- dane identyfikacyjne konta: adres e-mail, nazwa użytkownika, hasło (przechowywane w formie zahaszowanej),
- dane zawarte w treści dokumentów przesyłanych do przetworzenia przez Serwis,
- dane podmiotów wskazywanych w systemie: dane nadawców, odbiorców, stron postępowań oraz komorników,
- dane podawane w formularzach kontaktowych i zgłoszeniach wsparcia technicznego.
2.2 Dane zbierane automatycznie
- logi systemowe i zdarzenia aplikacyjne,
- adres IP, identyfikatory sesji i urządzeń,
- informacje o przeglądarce, systemie operacyjnym i rozdzielczości ekranu,
- metadane związane z bezpieczeństwem i utrzymaniem Serwisu,
- pliki cookies oraz lokalne dane sesji (zob. pkt 10).
2.3 Dane z zewnętrznych źródeł
W przypadku logowania poprzez zewnętrznego dostawcę tożsamości (o ile Serwis udostępnia taką funkcję) Administrator może otrzymywać dane profilowe w zakresie udostępnionym przez tego dostawcę, zgodnie z jego własną polityką prywatności.
Cele i podstawy prawne przetwarzania
| Cel przetwarzania | Podstawa prawna (RODO) |
|---|---|
| Świadczenie usług droga elektroniczną, w tym obsługa konta i dostęp do funkcji Serwisu | Art. 6 ust. 1 lit. b – wykonanie umowy |
| Rejestracja konta i zarządzanie relacją z Użytkownikiem | Art. 6 ust. 1 lit. b – wykonanie umowy |
| Przetwarzanie dokumentów za pomocą mechanizmów AI oraz generowanie projektów pism | Art. 6 ust. 1 lit. b – wykonanie umowy |
| Wypełnienie obowiązków prawnych (rachunkowość, rozliczenia podatkowe, archiwizacja) | Art. 6 ust. 1 lit. c – obowiązek prawny |
| Zapewnienie bezpieczeństwa systemu, wykrywanie i zapobieganie nadużyciom | Art. 6 ust. 1 lit. f – prawnie uzasadniony interes Administratora |
| Dochodzenie lub obrona roszczeń cywilnoprawnych | Art. 6 ust. 1 lit. f – prawnie uzasadniony interes Administratora |
| Analityka i doskonalenie jakości usług (na danych zagregowanych lub anonimowych) | Art. 6 ust. 1 lit. f – prawnie uzasadniony interes Administratora |
| Marketing bezpośredni i komunikacja handlowa (wyłącznie za zgodą) | Art. 6 ust. 1 lit. a – zgoda osoby, której dane dotyczą |
Okresy przechowywania danych
Dane przechowywane są przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, z uwzględnieniem wymogów prawa oraz zasad ostrożnościowych:
| Kategoria danych | Okres przechowywania |
|---|---|
| Dane konta i aktywności Użytkownika | Przez czas posiadania konta oraz 3 lata po jego usunięciu (do czasu przedawnienia roszczeń z umowy) |
| Dane rozliczeniowe i faktury | 5 lat od końca roku podatkowego, w którym powstało zobowiązanie (ustawa o rachunkowości) |
| Dokumenty przetworzone w ramach usługi | Do czasu usunięcia przez Użytkownika lub zamknięcia konta, chyba że obowiązek prawny nakazuje dłuższe przechowanie |
| Logi systemowe i bezpieczeństwa | Do 12 miesięcy od daty wygenerowania, o ile przepisy szczególne nie wymagają dłuższego okresu |
| Dane marketingowe (zgoda) | Do cofnięcia zgody lub wniesienia sprzeciwu |
| Korespondencja i zgłoszenia supportu | 3 lata od daty ostatniego kontaktu (termin przedawnienia roszczeń) |
Po upływie okresu przechowywania dane są trwale usuwane lub nieodwracalnie anonimizowane, chyba że przepisy prawa nakładają obowiązek ich dalszego przechowywania.
Odbiorcy i kategorie odbiorców danych
Dane osobowe mogą być powierzane lub udostępniane następującym kategoriom podmiotów:
- Podmioty przetwarzające na zlecenie Administratora – dostawcy infrastruktury chmurowej i hostingowej, operatorzy systemów poczty elektronicznej, dostawcy narzędzi analitycznych, bezpieczeństwa i monitoringu. Każdy podmiot przetwarzający działa wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania (art. 28 RODO).
- Operatorzy płatności – w zakresie danych niezbędnych do realizacji transakcji i obsługi rozliczeń.
- Dostawcy usług AI i modeli językowych – w zakresie treści dokumentów przekazywanych do przetworzenia przez mechanizmy automatyczne Serwisu. Stosowne umowy powierzenia lub standardowe klauzule umowne regulują zakres i warunki przetwarzania.
- Podmioty uprawnione z mocy prawa – organy publiczne (sądy, prokuratura, organy administracyjne, organ nadzorczy ds. ochrony danych) wyłącznie w granicach i na podstawie obowiązujących przepisów prawa.
- Audytorzy i doradcy prawni – na potrzeby audytów zgodności, doradztwa prawnego lub postępowań, wyłącznie w zakresie niezbędnym i na podstawie umów poufności.
Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Co do zasady Administrator przetwarza dane osobowe w obrębie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). W przypadku gdy konieczne jest przekazanie danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej poza EOG, Administrator zapewnia odpowiedni stopień ochrony poprzez zastosowanie co najmniej jednego z poniższych mechanizmów:
- Standardowe klauzule umowne (SCC) przyjęte przez Komisję Europejską w decyzjach 2021/914/UE (dla przekazań controller–processor i controller–controller),
- Wiążące reguły korporacyjne (BCR) zatwierdzone przez właściwy organ nadzorczy,
- Decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony wydana przez Komisję Europejską (np. Data Privacy Framework dla USA),
- inne wyjątki przewidziane w art. 49 RODO – wyłącznie w zakresie i przy spełnieniu warunków tam określonych.
Użytkownik ma prawo uzyskać kopię wdrożonych zabezpieczeń lub informację o miejscu ich udostępnienia, kontaktując się z Administratorem pod adresem nitychoruknatalia@visionaire.com.pl.
Prawa osoby, której dane dotyczą
Na podstawie przepisów RODO (rozdziały III i IV) każdej osobie, której dane są przetwarzane przez Administratora, przysługują następujące prawa:
Prawo do uzyskania potwierdzenia, czy dane są przetwarzane, oraz do dostępu do tych danych i informacji o sposobie ich przetwarzania.
Prawo do żądania niezwłocznego sprostowania danych nieprawidłowych lub uzupełnienia danych niekompletnych.
Prawo do żądania usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym"), gdy zachodzi jedna z przesłanek wskazanych w art. 17 ust. 1 RODO.
Prawo do żądania ograniczenia przetwarzania w przypadkach wskazanych w art. 18 ust. 1 RODO (kwestionowanie prawidłowości, bezprawność przetwarzania, sprzeciw).
Prawo do otrzymania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz przesłania ich innemu administratorowi.
Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie lub w celach marketingu bezpośredniego.
Prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem.
Prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, gdy przetwarzanie narusza przepisy RODO.
Wniosek w zakresie realizacji praw można złożyć elektronicznie pod adresem nitychoruknatalia@visionaire.com.pl. Administrator rozpatruje wniosek bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od jego otrzymania. Termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące z uwagi na skomplikowany lub liczny charakter wniosków – o przedłużeniu Administrator informuje w ciągu miesiąca od otrzymania wniosku, wraz z podaniem przyczyn opóźnienia (art. 12 ust. 3 RODO).
Profilowanie i automatyczne podejmowanie decyzji
Serwis wykorzystuje mechanizmy automatycznego przetwarzania treści dokumentów na potrzeby:
- klasyfikacji rodzaju pisma i rozpoznania podmiotów sprawy,
- generowania projektów odpowiedzi i pism procesowych,
- analizy struktury i kompletności przesłanych dokumentów.
Mechanizmy te wspierają działania Użytkownika i nie zastępują profesjonalnej porady prawnej. Administrator nie stosuje w Serwisie w pełni zautomatyzowanego podejmowania decyzji, które wywoływałoby wobec osoby fizycznej skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpływało w rozumieniu art. 22 RODO. Wszelkie decyzje o istotnym znaczeniu wymagają działania człowieka.
Bezpieczeństwo danych osobowych
Administrator wdraża odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw i wolności osób fizycznych, zgodnie z art. 25 i art. 32 RODO. Stosowane środki obejmują w szczególności:
- Szyfrowanie transmisji – protokół TLS 1.2/1.3 dla całości komunikacji między klientem a serwerem,
- Szyfrowanie danych w spoczynku – szyfrowanie danych przechowywanych na dyskach i kopiach zapasowych,
- Kontrola dostępu – zasada minimalnych uprawnień (least privilege), uwierzytelnianie wieloskładnikowe dla personelu Administratora,
- Pseudonimizacja – tam gdzie jest to możliwe bez utraty funkcjonalności systemu,
- Monitoring bezpieczeństwa – rejestrowanie zdarzeń, wykrywanie anomalii i procedury reagowania na incydenty,
- Zarządzanie podatnościami – regularne aktualizacje komponentów systemowych i testy bezpieczeństwa,
- Kopie zapasowe – regularne tworzenie i testowanie kopii zapasowych zgodnie z polityką RTO/RPO,
- Szkolenia personelu – obowiązkowe szkolenia z zakresu ochrony danych dla osób mających dostęp do danych osobowych.
W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych mogącego powodować ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, Administrator dokonuje zgłoszenia do PUODO w terminie 72 godzin od stwierdzenia naruszenia (art. 33 RODO). W przypadku wysokiego ryzyka Administrator zawiadamia bez zbędnej zwłoki również osoby, których dane dotyczą (art. 34 RODO).
Pliki cookies i podobne technologie
Serwis wykorzystuje pliki cookies (ciasteczka) i zbliżone technologie do przechowywania informacji w urządzeniu końcowym Użytkownika. Stosowane są następujące kategorie plików cookies:
| Kategoria | Cel | Podstawa |
|---|---|---|
| Niezbędne | Obsługa sesji, uwierzytelnienie, bezpieczeństwo, preferencje interfejsu (np. tryb ciemny) | Niezbędne do świadczenia usługi (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) |
| Analityczne | Analiza ruchu, pomiar skuteczności funkcji, doskonalenie Serwisu | Prawnie uzasadniony interes / zgoda (art. 6 ust. 1 lit. f lub a) |
| Funkcjonalne | Zapamiętanie preferencji i ustawień Użytkownika | Zgoda lub uzasadniony interes |
Użytkownik może zarządzać plikami cookies poprzez ustawienia przeglądarki internetowej. Wyłączenie cookies niezbędnych może uniemożliwić prawidłowe działanie Serwisu. Szczegółowe informacje dotyczące poszczególnych plików cookies oraz sposób zarządzania zgodami dostępne są w dedykowanym panelu ustawień cookies w Serwisie.
Zmiany Polityki Prywatności
Administrator zastrzega sobie prawo do aktualizacji niniejszej Polityki Prywatności, w szczególności w przypadku:
- zmiany obowiązujących przepisów prawa lub wytycznych organów nadzorczych,
- wdrożenia nowych funkcjonalności lub zmian w architekturze systemu,
- nawiązania współpracy z nowymi kategoriami podmiotów przetwarzających,
- decyzji lub zaleceń organów ochrony danych.
O zmianach o istotnym charakterze Użytkownicy posiadający konto będą informowani z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem drogą poczty elektronicznej lub poprzez stosowne powiadomienie w Serwisie. Dalsze korzystanie z Serwisu po dacie wejścia w życie zmian oznacza ich akceptację. Archiwalne wersje dokumentu dostępne są na żądanie pod adresem nitychoruknatalia@visionaire.com.pl.
Kontakt, realizacja praw i skargi
W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych, realizacji praw lub udzielenia dodatkowych informacji, prosimy o kontakt:
ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa
uodo.gov.pl